Trello + Slack trước đến nay vẫn là cặp đôi hoàn hảo bao người khen ngợi. Mình viết bài này để khẳng định đúng là nó ngon thật. Nhưng mình sẽ "thưởng thức" theo một cách khác hơn với mọi người, ngoài ra còn có một số giải pháp khác cũng "ngon" không kém nên mời các bạn theo dõi bài viết. Trước khi đi vào sự kết hợp và tối ưu hóa công việc mình sẽ điểm qua những tính năng chính của các ứng dụng này.

1. Trello

Trello là một phần mềm quản lý công việc cho cá nhân hoặc đội nhóm. Phần mềm hoạt động dựa trên phương pháp Kanban của Nhật.

Công việc nên được chia thành nhiều trạng thái khác nhau: Việc phải làm, việc đang làm, việc hoàn thành. Bạn có thể tạo thêm nhiều trạng thái công việc khác nhau tùy vào nhu cầu. Ở trong mỗi trạng thái sẽ có phần "nhiệm vụ công việc" gọi là Task. Các Task này có thể kéo thả sang các cột trạng thái để đánh dấu tiến độ nhiệm vụ công việc của bạn. Ngoài ra bạn có thể sử dụng các Task như để ghi chú, đặt câu hỏi, đính kèm file ... Trello gọi đó là Trello Card

A. Trello Card

Thẻ thông tin có tiêu đề, mô tả công việc. Card có thể dùng để ghi Task (nhiệm vụ công việc), feature (tính năng sản phẩm), question (câu hỏi), note (ghi chú) … tùy cách bạn sáng tạo trong khi sử dụng. Trong mỗi card còn có Todolist nhỏ để bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ ra theo từng giai đoạn. Ngoài ra còn có thể chia sẻ quyền truy cập vào Card cho người quản lý tiện theo dõi đầu mục công việc, có thể bình luận, đính kèm tệp tin, hình ảnh trên mỗi Card dễ dàng hơn cho việc trao đổi thông tin, tệp tin giữa các thành viên trong nhóm.

B. Trello List

Trello List là danh sách các Card thuộc cùng một trạng thái. Ví dụ: Trạng thái Việc phải làm bao gồm những card được giao nhưng chưa thực hiện như: Thiết kế hình logo, hình ảnh đăng Facebook ...

Nơi chứa các Trello List gọi là bảng chứa - Trello Board

2 Trello Board, mỗi Board chứa 2 Trello List

C. Trello Board

Bảng chứa các List, công ty mình là Agency Marketing nên mình sử dụng một bảng thường như một Dự án của khách hàng - Project, hoặc có thể sử dụng như những mảng công việc nội bộ, Tuyển dụng, Content Inbound, ... Board có thể gồm nhiều List để chia tình trạng của những đầu việc của Project cho Team cùng theo dõi tiến độ.

D. Tại sao dùng Trello

Trello rất linh hoạt, và cho phép bạn làm việc mọi lúc, mọi nơi với việc hỗ trợ đa nền tảng: Web, Android, IOS ... thì bạn có thể làm việc, theo dõi tiến độ ngay cả trên thiết bị di động.

Để tìm hiểu sâu hơn về Trello và vì sao nên dùng thì mình sẽ tách riêng ra một bài khác để không quá dài. Ngoài ra phải nắm được cốt lõi, bản chất của Kanban thì mới ứng dụng và tối ưu doanh nghiệp hiệu quả.

Mời các bạn theo dõi bài đăng: Kanban - đánh bại kẻ cắp thời gian.

2. Slack

Respect to Slack - Cho sự tuyệt vời của Slack. Thời điểm tôi lên bài này là Slack đã bị mua lại bởi Salesforce với giá 27.7 Tỷ USD vào cuối năm 2020. Tôi không biết sắp tới Slack có còn là chính mình hay không nhưng tôi sẽ đề cập ở đây những đặc điểm mà tôi cảm nhận được Slack thật tuyệt vời.

Thời điểm tôi dùng Slack tôi có gửi email và được Slack hỗ trợ 7 tháng sử dụng phiên bản cao cấp khi công ty tôi gặp khó khăn trong đợt đại dịch Covid-19. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Slack.

Sử dụng Slack BOT tại AM

Về việc Slack có gì chắc sẽ lại là một bài khác vì bài này đã quá dài rồi. Tôi sẽ để đường dẫn bên dưới khi có bài đăng về chủ đề này cho các bạn tiện theo dõi.

Và bây giờ tôi sẽ tập trung nói về những đặc điểm khiến tôi rung động.

A. Đa nền tảng

Slack hỗ trợ nhiều nền tảng khách nhau, từ Windows, MacOS, iOS rồi Android. Tất cả đều được đồng bộ mượt mà và ổn định. Tôi là người dùng nhiều Smartphone cho công việc, gia đình ... nên việc đồng bộ dữ liệu với nhiều thiết bị của Slack làm tôi quản lý công việc hiệu quả hơn rất nhiều.

B. Ổn định, tiết kiệm tài nguyên

Slack lưu trữ mọi thứ trên máy chủ, khiến cho việc lưu trữ và hoạt động trên PC lẫn Mobile đều mượt mà, nhanh chóng và rất ổn định. Lượng RAM và ổ cứng tiêu thụ trên PC của tôi cũng giảm đáng kể.

C. Thông báo

Với Slack, bạn có thể tùy chọn để nhận được message theo nhóm, theo từng thời điểm hoặc chỉ khi bị “mention - giống tính năng tag tên trên Facebook”.

Ngoài ra còn có Slackbot thay tôi thông báo tới từng người trong nhóm khi có Task, Project. Hoặc khi có ai đó xin nghỉ phép, điểm danh, bình luận trong Task ... Đây là phần tích hợp nâng cao qua API mà phần mềm bên tôi tự phát triển. Tương tự như với Trello sẽ tương tác với Slackbot và vận hành trello cực tốt. Bởi vậy nên sự kết hợp giữa Slack + Trello rất ngon. Tôi sẽ chi tiết hơn vào phần bên dưới.

D. Khác

Ở bài này tôi chỉ đề cập tới tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp. Cũng như chia sẻ những trải nghiệm của tôi tại AM - công ty của tôi về mảng Digital Advertising.

Một mảng khác mà tôi đang thực hiện là Thiết kế Website, Landing, Phần mềm. Thì Slack còn có khả năng tích hợp nhiều các ứng dụng về chuyên sâu hơn cho team lập trình mình sẽ chia sẻ ở một bài khác. Ở đây VD như khi sử dụng.

AM Workflow – Tất nhiên là application của chúng tôi :)) Slackbot báo mọi thứ cho tôi qua Smartphone khi tôi đi chơi. Khi tôi ngủ, khi tôi ... Ngoài ra tôi còn tương tác và giao việc lại cho Team của mình. Tôi sẽ có bài đăng chia sẻ về cái này cho bạn hữu sau.
Git – khi có commit đều được báo notification
Heroku - deploy thành công hoặc lỗi đều được Slackbot thông báo.
HoneyBadger – theo dõi sự khác thường trong mã nguồn, khi code lỗi thì sẽ báo bug, và bug sẽ gửi thằng vào Slack qua Slackbot.
Vâng và Trello.

E. Gọi là Lifehack

Slack có cái gọi là Workflow Builder cái này sau khi tôi Build một quy trình cho nó vận hành qua Slackbot thì tôi chỉ cần nhắn. "Nay tôi bàn giao project thành công, tôi mời các bạn uống trà sữa. Mời lựa món !!"

Rồi công việc của mọi người chỉ vào kêu ê Slack :v giỡn chữ chỉ cần gõ /boss_milktea thì sẽ liệt kê ra món uống, size M, L ... bonus trân châu hay không haha. mà ê slack thì cũng được nếu bạn tạo Shortcut cho con Siri hoặc Google Assistant.

Ăn cơm trưa cũng vậy, /menu là có cơm ăn r. quả là lạm dụng nhưng nó tiện cho người đặt món thật sự mà không cần đi hỏi từng người. Nhiều khi tôi còn tưởng tưởng xem có cách nào mở API rồi cho nó push đơn qua cho tài xế Grab, Now, Beamin không nữa :)))

3. Slack + Trello

Sau khi tích hợp Slack với Trello, mỗi khi các thành viên trong Team có bất kì thao tác nào với Card trên Trello, thông báo sẽ ngay lập tức được gửi đến channel Slack - Channel giống như Group chung, vì vậy mỗi thành viên đều cập nhật đầy đủ và chi tiết công việc của các thành viên khác và của của Team. Bạn cũng có thể tuỳ chỉnh thông báo trên cho các Channel khác nhau.

Với 1 Team lớn, Board lớn sẽ rất khó để theo dõi được hết tất cả thay đổi của từng Card trong list hoặc trong nhiều Board khác nhau khi mọi thứ  cứ cập nhật liên tục. Sự tích hợp này sẽ giúp bạn dễ dàng nắm bắt những thông tin quan trọng ngay lập tức. Trello là ứng dụng phổ biến thứ hai được tích hợp vào Slack sau Google Drive nên bạn sẽ tìm thấy nhiều tiện ích hay ho từ sự tích hợp này.

Đối với những bạn trong vai trò quản lý, sếp nhỏ ... việc theo dõi những thay đổi này ngay lập tức sẽ giúp bạn theo sát tình hình của dự án, cũng như hiểu được việc làm của từng người hơn mà không cần phải đi kêu gào các bạn làm báo cáo công việc nữa. Tất nhiên điều này cũng cần cả Team có quy trình và sự kỉ luật nhất định để đảm bảo những công cụ như Trello hay Slack chỉ mang tính hỗ trợ.

Còn về quy trình cụ thể, kỷ luật, mục tiêu thế nào thì hiện tại ở AM tôi đang sử dụng OKR phương pháp mà Google, Intel sử dụng để quản trị doanh nghiệp. Tất nhiên ngoài những cam kết thì cần phải có phần mềm theo dõi cam kết đó chứ không thể bằng cam kết miệng được. Nhân viên hay thành viên của team cũng đều là con người. Ngoài ra còn có Balance Score Card nhưng quá bài bản nên với doanh nghiệp nhỏ thì AM lựa chọn OKR cho phù hợp.

Vậy làm sao để tích hợp Trello vào Slack?

  1. Thông báo qua Webhook từ một app bên thứ ba gọi là - Integration thì Integration có thể gởi vào một group (private) hoặc một channel (public). Bạn chỉ cần chọn cài đặt của group/channel để thêm Integration vào thông báo cho Team.
  2. Trong danh sách những ứng dụng có sẵn, chọn Trello. Sau đó chọn Channel trong Slack để nhận Notification từ Trello.
  3. Sau đó bạn cần phải login vào Trello để cấp quyền truy cập và chọn Board trong Trello mà bạn muốn tích hợp. Quan trọng: bạn nhớ chọn những tùy chọn của Trello để gởi Notification. Thông thường thì mọi thay đổi đều quan trọng vì vậy bạn nên tick hết.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh được cả Tên và Hình đại diện của những Notification gửi về  để phân biệt cho từng project, đội nhóm hay nhiều công ty như mình đang làm. Khi lưu lại là bạn đã hoàn thành việc tích hợp.

Và đây là kết quả, tất cả các thay đổi của Card sẽ được thông báo về channel Slack tương ứng.

Done

4. Slack + Workflow

Bởi Trello ngon ngưng mà kêu tôi đóng phí 10$/thành viên quả là hơi quá đáng. Thực ra thì chỉ giỡn chơi chứ nhiêu đó với tôi thì chưa đủ. Nên AM Workflow mà tôi đang sử dụng cũng có Task Board như Trello. Ngoài ra còn có theo dõi dòng tiền, hóa đơn ra vào, điểm danh chấm công, và ngon hơn là tự động tính lương tháng thu nhập của từng người.

Về Task Board và thông báo qua Slack thì bất kể sự thay đổi vào về Project hoặc Task, hoặc có cả thông báo xin nghỉ phép, như ở bức hình tôi chụp iphone ở trên là thông báo Task completed hoặc được giao mới nhiệm vụ Task assigned.

Tôi xin phép sẽ có thêm một bài viết nữa về sự kết hợp này để bạn có cái nhìn đúng đắn hơn về việc Slack + Trello ngon hay Slack + Workflow "ngon" không kém. Rất mong có dịp chia sẻ này cùng nhau.

5. KẾT

Nếu bạn vẫn còn đang chật vật tìm một công cụ phù hợp cho việc trao đổi trong team và quản lý đội nhóm thì tôi mong bài đăng này giúp ích được cho bạn. Hiện tại bên mình đang dùng bản Slack miễn phí, đối với Team mình hiện tại như vậy là đã quá đủ rồi.

Bạn có khám phá thêm được điều tuyệt vời gì từ Slack thì chia sẻ với mình qua email hoặc Facebook nhé. Cảm ơn bạn đã đọc bài của mình tới đây, chúc các bạn thành công trong công việc và quản lý đội nhóm hiệu quả.

LÊ ĐÌNH ĐẠI - LÊ ĐÌNH ĐẠI
Xin chào, tôi là nhà đầu tư và sáng lập của một vài công ty nhỏ. Tôi đam mê về đầu tư chứng khoán. Ngoài ra còn có cà phê và sách. Sống và cống hiến cho đầu tư và quản trị.